Czasem zadawane są mi pytania czy archiwizacja poczty to nie to samo
co backup maili, pytanie nie jest oczywiste, więc poniżej krótko postaram się rozwinąć temat.

W języku polskim słowo archiwizacja i backup używamy naprzemiennie, często kojarząc
go po prostu z procesem tworzenia kopii zapasowej naszych danych. W języku angielskim
natomiast, skąd czerpiemy głównie naszą wiedzę informatyczną, są dwa całkiem odmienne słowa
i czynności. Aby rozwiązać narosłe nieścisłości i wyjaśnić te dwa pojęcia zebrałem obecną wiedzę i poniżej przedstawiam
krótki opis różnic pomiędzy dwoma czynnościami chroniącymi nasze dane firmowe.

Backup poczty – pozwala odzyskać dane w przypadku uszkodzenia dysku serwera pocztowego,
lub dysku lokalnego, jeśli użytkownik przechowuje dane na swoim komputerze.
Dane backupowane mogą być nadpisywane, jeśli nośnik jest wykorzystywany wielokrotnie.
Poczty takiej nie da  się wykorzystać w procesie e-discovery i wyszukiwania informacji.

W procesie archiwizacji poczty, czyli czym głównie się zajmujemy – poczta zwykle przechowywana w
znacznie dłuższym okresie niż w przypadku backupu, okres ten wynika z wymagań ustawowych w danym państwie
bądź polityki retencji danych w firmie. E-maile zabezpieczone są, przed modyfikacją i kasowaniem,
w takim archiwum, podpisem elektronicznym, aby potwierdzić datę zapisu i niezmienność treści.

Zawartość wiadomości jest indeksowana, co pozwala na łatwe i bardzo szybkie wyszukiwanie
słów bądź fraz w naszej poczcie za pomocą wyszukiwarki. Dostęp do treści poczty archiwizowanej możliwy jest przez
przeglądarkę internetową lub specjalizowany plugin klienta pocztowego (np. Outlooka).

Łatwy i ustandaryzowany jest też dostęp przez oprogramowanie e-discovery wykorzystywane w firmie, przez co systemy
Business Intelligence mogą zostać zasilone danymi z korespondencji biznesowej.

Załączniki wysłane w wielu jednakowych kopiach do kilku adresatów w organizacji, podlegają zwykle procesowi deduplikacji
(przez serwer archiwizujący), dzięki czemu na dysku przechowywana jest tylko jedna kopia dołączonego pliku (oszczędność miejsca).

Na końcu warto pamiętać że oprogramowanie archiwizacyjne poczty elektronicznej
pozwala na wykorzystanie zgromadzonych, w czasie, maili, w procesach sądowych,
gdzie mogą być wykorzystane jako pełnoprawny dowód w sporach, natomiast backupowane wiadomości
nie mogą liczyć na takie zaufanie sądu.

Tags: backup