Archiwizacja poczty elektronicznej w firmie – porady cz.1

Wraz z nowym rokiem przyszedł czas na nowe postanowienia, jeśli planujemy w firmie wdrożyć oprogramowanie archiwizacyjne poczty powinniśmy podejść do tego zgodnie z obecnymi praktykami, dlatego rozpoczynamy serię artykułów, w której będę prezentować praktyczne porady, mogące pomóc ci w tym procesie.

  •  Nie zostawiaj odpowiedzialności za to co i kiedy ma być archiwizowane na szeregowym użytkowniku  firmowej poczty.
  • Wykorzystaj system, który po konfiguracji i ustawieniu zasad archiwizacji, będzie  zachowywał pocztę automatycznie. Przechwytywane powinny być wszystkie maile, zarówno przesyłane  wewnątrz firmy jak i do oraz od odbiorców zewnętrznych. Email musi być zapisywany w oryginalnym,  czyli natywnym formacie, oraz na bezpiecznym nośniku.
  • Archiwizowana poczta powinna być przechowywana na innym dysku niż serwer poczty, dobrze jeśli bedzie to też inne pomieszczenie, tak aby katastrofa naturalna czy pożar nie spowodowały utraty danych.
  • Dostęp do treści archiwizowanej powinien być prosty i szybki, system archiwizacyjny musi posiadać możliwość indeksowania treści wiadomości oraz wyszukiwania po dacie, adresacie, frazie, a nawet numerze faktury.
  • Powinna być możliwość przywrócenia zarchiwizowanej poczty z powrotem do skrzynki mailowej użytkownika
  • Proces archiwizacji powinien być systematycznie kontrolowany. Audyt taki zawiera zwykle przegląd logów serwera archiwizacyjnego. Logi powinny dowodzić, że wszystkie maila są zachowywane poprawnie. Należy też sprawdzić czy jest możliwość ich poprawnego wyszukania oraz odczytania treści wraz z załącznikami.
  • Porada ostatnia na dziś to pamiętaj aby poinformować użytkowników poczty firmowej o oprogramowaniu archiwizacyjnym,    które zapisuje całą pocztę wychodząca i przychodzącą, zarówno na zewnątrz firmy jak i internalną komunikacje. Oraz że każdy użytkownik może łatwo wyszukiwać pocztę której był nadawcą, był na liście odbiorców, bądź też jest częścią grupy, w Active Directory, która ma takie prawa.
 

Tags: