Dobre praktyki w procesie archiwizacji poczty elektornicznej


Jak to zrobić
Jak się objawi
wybierz odpowiednią infrastrukturę
  • zaplanuj tak sprzęt, aby był odpowiedni jeśli dojdzie do szybkiego wzrostu liczby przychodzącej/wychodzącej poczty
  • pomyśl o skalowalności
  • wybierz system archiwizujący, który posiada wbudowane rozwiązania do backupu
  • nie rozważaj nawet przechowywania archiwizowanych danych na tanim nośniku danych
  • wolny czas odpowiedzi (czasem SATA dyski będą zbyt wolne dla liczby maili która przechodzi przez serwery pocztowe)
  • I/O połączenia (wiele maszyn wirtualnych może spowodować wolne działanie ważnych funkcji oprogramowania archiwizacyjnego, np. indeksacji tekstu)
przejdź różne scenariusze eDiscovery, które wykorzystasz w swojej organizacji
  • odrzuć rozwiązania archiwizacyjne, które wymają użycia dodatkowych systemów firm trzecich (np. wyszukiwanie)
  • zdefiniuj zasady retencji i kasowania na wczesnym etapie
  • wypunktuj najważniejsze potrzeby wyszukiwania, jakie będziesz używał w twojej organizacji
  • zastanów się do czego archiwizacja poczty nie służy
  • napotkanie na słabości twojego systemu archiwizacji poczty podczas wyszukiwania informacji w nim
  • przechowywanie wszystkiego
  • zbyt duża ilość pluginów, dodatków i funkcji
rozważ archiwizacje innych dany oprócz maili
  • pamiętaj że wiadomości tekstowe (Gadu-Gadu, Jabber), Sharepoint a nawet wiadomości głosowe, również mogą być przechowywane
  • problemy ze znalezieniem informacji, bo funkcje  eDiscovery były za trudne w twoim oprogramowaniu
zaplanuj kto będzie zarządzał rozwiązaniem archiwizacyjnym w firmie
  • stwórz, przydziel czas dla odpowiedniej osoby, która bedzie sprawdzać poprawność działania oprogramowania
  • zaplanuj upgrade oprogramowania archiwizacyjnego
  • pomyśl o okresowym audycie archiwizowanych danych
  • nie działaj w myśl zasady – zainstaluj i zapomnij
  • nie łam własnych zasad bezpieczeństwa informatycznego
 

Tags: , ,