O czym pamiętać podczas archiwizacji maili z Outlooka, czyli jakie oprogramowanie wybrać

serverroom1-2O czym pamiętać podczas archiwizacji maili z Outlooka, czyli jakie oprogramowanie wybrać
W pewnym biurze rachunkowym, poczta od i do interesantów przechowywana jest w na serwerze pocztowym, co pewien czas, w tym przypadku raz w miesiącu, skrzynka pocztowa dochodzi do granicy miejsca na serwerze i trzeba przeprowadzić archiwizację. Do tej pory wyglądało to tak, że trzeba było pobrać całą pocztę programem pocztowym Outlook i zrobić backup (zapisać na dysku dvd) plik pst, w którym przechowywana jest poczta.

 

Administrator, który zajmował się pocztą, wyjechał w kwietniu na wycieczkę – dwa tygodnie bez telefonu – w tym czasie, liczba maili była tak duże ze skrzynka się zapełniła, nie udało się rozliczyć wszystkich osób, bo nie ze wszystkimi był kontakt.

 

Takie problemy pozwala rozwiązać dobry program archiwizujący pocztę w firmie. Archiwum poczty pozwala na zautomatyzowanie procesu backupu maili, przez co nasz administrator może wyjechać w góry, a nasza firma będzie miała sprawny kontakt z klientami i ich zaufanie.

 

Jeśli jednak nie wiesz jaki wybrać, przedstawimy teraz listę elementów na jakie trzeba zwrócić uwagę szukając dobrego programu.

Najpierw bezpieczeństwo, jeśli zapiszemy pocztę, chcemy mieć do niej dostęp pewny, i mieć możliwość eksportu maili i ich załączników na dysk.

Następnie łatwy dostęp, czyli łatwy w obsłudze graficzny interfejs, jak najbardziej intuicyjny. Dodatkowo dostęp przez przeglądarkę www, co da możliwość przeglądania archiwum poczty, pracownikom na innych komputerach.

 

Dalej – łatwa instalacja, czyli, tzw setup w jednym kroku, czyli po instalacji programu nie powinno być potrzeby ustawiania dodatkowych parametrów programu, prócz oczywiście lokalizacji konta pocztowego lub pliku pst z którego należy prowadzić archiwizację.

 

Na końcu – możliwość eksportu i przeglądania maili oraz załączników ich drukowania i zapisywania na dysk w formacie takim samym jak został do nas przesłany. Jest to tzw. format natywny, przechowywanych mail, który daje możliwość odczytu maila, który jest dokładną kopią maila wysłanego do nas.

 

Cztery wymagania, na początek, które każde archiwum poczty powinno spełniać. Projektując i rozwijając ArchiwumPoczty oparliśmy się na takich wymaganiach, które ułatwią pracę w każdej firmie. Kolejne właściwości archiwum poczty i dobrego programu do backupu maili opiszemy w kolejnych artykułach.